Az alábbi pontokba foglalhatók össze a leggyakoribb hibákat, melyeket elkövetnek a pályázók. Kérjük, olvassa végig őket, hogy Ön már ne essen ezekbe a hibákba.

A pályázati útmutató

A pályázati programok kidolgozásához szükséges részletes szabályokat és eljárási technikákat a pályázati dokumentációk tartalmazzák, amelyek egyik legfontosabb része a pályázati útmutató.

A pályázati siker elemi feltétele az útmutató gondos végigolvasása, értelmezése annak érdekében, hogy valóban megfelelő pályázati programot válasszunk. Nem mindegy ugyanis, hogy a sokszor hetekig tartó pályázatkészítési munkálatokat egy valóban nyerésre esélyes pályázati program kimunkálásában dolgozzuk végig, vagy valamely – bármilyen csekélynek is tűnő – részlet félreértelmezése, észre nem vétele miatt felesleges munkába, kiadásba verjük magunkat és szervezetünket.

A mellékletek

A mellékletek a pályázat szerves részét képezik, így a mellékletcsomag összeállítását nem szabad maradék feladatként kezelni, és – tekintettel a hivatalos igazolások beszerzési időgényére – nem lehet az utolsó pillanatra hagyni.
A mellékletek „kezelhetősége” érdekében célszerű külön jegyzéket készíteni, és a csatolt dokumentumokat sorszámozni.

A költségvetés elkészítése

A költségvetés elkészítésénél a lehető legnagyobb gondossággal kell eljárni, mert a pályázat befogadása után – a megállapodásban rögzített költségeken túl – egyéb költségek nem lesznek elszámolhatók.

Eljárási szabályok

Az uniós forrásokra beadott pályázatoknál gyakori, hogy nem értelmezik pontosan az eljárási szabályokat. Kiemelt figyelmet kell fordítani a közbeszerzési törvény alapos átnézésére, amennyiben ez releváns lehet az adott pályázati kiírásnál.

A tartalmi és formai követelmények

A pályázati kiírások legterjedelmesebb és egyben legkeményebb része a tartalmi és formai követelmények meghatározása. Ezeket a pályázóknak teljesíteniük kell. Ez egyaránt vonatkozik a pályázati programokkal elérendő állapotok felvázolására, a pályázatokkal szemben támasztott formai és tartalmi követelmények közzétételére, a pályázatok finanszírozási feltételeinek (támogatási keretek) bemutatására.
Az elmúlt év tapasztalatai alapján egyértelmű, hogy az uniós forrásokra kiírt pályázatoknál melyek a tipikus hibák.

Formai és jogosultsági hibák

1. A pályázat határidőn túl lett benyújtva (postai bélyegzőn szereplő dátum!);

2. A pályázat hiányos, vagy más ok miatt nem felel meg a kiírásban szereplő követelményeknek;

3. Olyan szervezet nyújtott be pályázatot, amely nem jogosult a jogszabályi rendelkezések értelmében pályázni (pl. Kht., közalapítvány);

4. Kötelező melléklet hiányzik a pályázati dokumentációból;

5. A kötelező helyeken nincs cégszerűen aláírva a pályázat;

6. Nem a képviseletre jogosult írta alá az adatlapot, és meghatalmazás sem került csatolásra;

7. Nem áll rendelkezésre 2 teljes (365 napos) lezárt pénzügyi év;

8. A pályázó eredetiben csatolandó mellékletet csak másolatban csatolt be;

9. A bérbeadó hozzájárulása és bérleti szerződés nem került csatolásra.

10. Az igazolás az önrész rendelkezésre állásáról nem a megfelelő módon került csatolásra. (Számlapénz, bankbetét, értékpapír esetében igazolás, egyéb típusú önrész esetében nyilatkozat.)

11. A pályázatot nem elegendő példányszámban (eredeti, másolati, elektronikus) és formátumban nyújtották be (Pl.: a CD lemez rendelkezésre áll, de üres, nem xdat formátumban tartalmazza az adatlapot, az xdat file-ban csatolt adatlap üres, vagy nem a megfelelő pályázati konstrukcióra vonatkozik.);

12. Területileg nem jogosult a pályázó:

• A fejlesztés megvalósulásának helyszíne a pályázó magyarországi székhelye, telephelye vagy fióktelepe lehet. A pályázati kiírások keretében kizárólag a Pályázati felhívás és útmutató mellékletében felsorolt települések valamelyikében megvalósuló projekttel lehet pályázni;

• Vidékies térségben (5000 fő alatti település vagy 100 fő/m2 alatti népsűrűség) kívánja a beruházást megvalósítani.

13. Ágazati jogosultság hiánya:

• Nem nyújtható támogatás azon pályázó részére, aki, vagy amely fejlesztési igénye mezőgazdasági termékek termelésével kapcsolatos beruházásokra irányul;

• Nem támogatható turisztikai attrakció-, és szálláshely-fejlesztés;

14. Leggyakoribb hiba: árajánlat nem felel meg a tartalmi és formai követelményeknek:

• Az ajánlat érvényessége lejárt, vagy a kiállítás dátuma régi;

• Nincsenek részletezve a költségek (nettó, bruttó, ÁFA);

• Amennyiben euróban vannak megadva a költségek, nincs átszámítva forintra, és nincs megadva az árfolyam,

• Idegen nyelvű árajánlatnál nincs fordítás;

• Használt eszköz beszerzése esetén az eladónak nyilatkoznia kell az eszköz eredetéről, gyártási idejéről, valamint arról a tényről, hogy az eszköz beszerzéséhez nem vett igénybe a projektet megelőzően hazai vagy európai uniós támogatást. A használt eszköznek a működéshez szükséges műszaki paraméterekkel kell rendelkeznie, és meg kell felelnie a vonatkozó előírásoknak és szabványoknak.

15. Nem az előírt VTSZ listában szereplő gép, berendezés kerül beszerzésre (csak normatív típusú pályázatnál!)

Tartalmi hibák

16. A forrás és költségtáblákat a pályázó nem töltötte ki;

17. a projekt nem megfelelő (a szakmai koncepció elégtelen);

18. a projekt meghaladja a megszabott maximális időtartamot;

19. a projektre kért támogatás magasabb a felső összeghatárnál;

20. a pályázat szakmailag kifogásolható;

21. az egyes elszámolható tevékenységek költsége meghaladja az útmutatóban megengedett felső határt vagy arányt (pl.: ingatlan fejlesztés: maximum 20%);

22. árajánlattal alá nem támasztott vagy azzal nem egyező költségtétel a részletes költségvetésben;

23. a felajánlott önrész alacsonyabb, mint a megkívánt hozzájárulási arány és/vagy nem megfelelő módon igazolt;

24. a költségvetés-készítés hiányosságai (el nem számolható költségek szerepeltetése, túlárazás, áfa-tartalom szabályozástól eltérő kezelése, tartalékképzési elıírások téves alkalmazása).

Túlárazás

Néhány programnál sok pályázatot a költségek túlárazása miatt utasítanak el. Feltehetően a többletforráshoz jutás reménye vagy tartalékkeret létrehozása a célja annak, hogy többlet-költségeket is beépítenek a költségvetésbe. Az is előfordul, hogy a célok között indokolatlan beszerzést is megjelenítenek a pályázók, holott az útmutató világosan megjelöli, melyek az elszámolható költségek, s melyek nem azok.

Határidő

Hibának számít az is, ha nem tudják garantálni, hogy a projektet az előírt határidőn belül megvalósítják.

Esélyegyenlőség, környezetvédelem, fenntarthatóság

Nem fogadható el az olyan igény sem, amelynél a pályázó a projektben nem mutatja be megfelelően az esélyegyenlőség, a környezetvédelem és a fenntarthatóság elveinek érvényesítését.